Unser Ratgeber für Geschäftsreisen

Unsere Tipps für die Geschäftsreise

Nachdem die Zahl der Geschäftsreisen während der Corona-Pandemie eingebrochen war, nähert sich diese wieder der Zeit vor der Massenerkrankung an. Millionen Mal brachen ausgewählte Gruppen von Unternehmen seither ins In- und Ausland auf, um Kontakte zu pflegen, neue Kunden zu gewinnen, Geschäfte abzuschließen, Projekte zu überwachen oder Messen zu besuchen. Die Gründe für eine Geschäftsreise können vielfältig sein. Damit während der Unternehmung alles klappt, klären wir in diesem Ratgeber die wichtigsten Punkte. 

Digitale Tools unterstützen bei den Abläufen

Softwareprogramme prägen in immer mehr Bereichen den Betriebsalltag. Warum sollte dies bei Geschäftsreisen anders sein? Tatsächlich können Unternehmer auf dem innovativen Markt für IT-Angebote zahlreiche Lösungen für Geschäftsreisen entdecken, die dazu beitragen, dass der Trip zum Erfolg wird. Diese Tools helfen bei der Kostensenkung, Betreuung, Reiseplanung und Organisation. Mit ihrer Hilfe lassen sich Buchungen vornehmen und Veranstaltungen organisieren, sodass sich die Teams vor Ort auf das Wesentliche konzentrieren können. Entlastung finden die Projektleiter durch Funktionen der Selbstverwaltung, was zugleich das Verantwortungsgefühl der Reisegruppe stärkt. 

Wir packen einen Koffer

Wer am Abreisetag spontan den Koffer packt, vergisst leicht ein Einzelteil. Dabei kann bereits ein fehlendes Detail schwere Komplikationen verursachen. Unternehmer profitieren, wenn sie jedem Mitarbeiter eine Checkliste als Erinnerungshilfe zur Verfügung stellen, an der sich die Beschäftigten orientieren können. Wichtige Sachen, die bei einer Geschäftsreise nicht fehlen dürfen, sind in der Regel die folgenden: 

• Hygieneartikel und Kosmetika
• Buchungsbestätigungen und Tickets
• Anzug
• Terminkalender und Notizbuch
• übrige Kleidung
• Laptop, Tablet oder Smartphone
• sonstige Datenträger
• Ladekabel, Netzteil und Powerbank
• Geschäftsdokumente
• Medikamente
• Reiseapotheke
• Ausweis und Visum (für Reisen ins Ausland)
• Steckdosenadapter (für Reisen in bestimmte Länder)
• Snacks und Getränke

Nicht unbedingt notwendig, aber hilfreich, können sein: 

• Reisebügeleisen
• Fusselbürste
• Sonnenbrille
• Unterhaltung
• Reiseführer
• Regenschirm

Planung von An- und Abfahrt

Die typischen Verkehrsmittel für die An- und Abreise sind bei Geschäftsreisen der Zug und das Flugzeug. Zuweilen werden die Tickets als Schnäppchen angeboten, sodass es sich lohnt, vor der Reise die Lage danach zu sondieren. Für die Eisenbahn sollten für eine angenehme Fahrt Plätze der ersten Klasse gebucht werden. Wichtig ist hierbei, dass das Abteil einen Sitzplatz mit Steckdose und WLAN bietet, sodass sich die Reisezeit zum Arbeiten nutzen lässt. Mitarbeiter mit einer geringen Toleranz für Hintergrundgeräusche können sich mit einem Noise-Cancelling-Kopfhörer behelfen und sich auf diese Weise auch unter erschwerten Bedingungen auf die Vorbereitung konzentrieren. 

Beim Flug steigt der Mehrwert durch die Buchung einer Businessklasse mit zunehmender Fluglänge. Koffer sollten markiert werden, um nicht verloren zu gehen. Grundsätzlich sollten Zwischenstopps nach Möglichkeit vermieden werden, weil das Risiko für Störungen mit der Zahl der Verkehrsmittel ansteigt. Bereits eine längere Verspätung kann den Reiseplan durcheinanderbringen. 

Hotel und Standort

Bei der Wahl des Hotels empfiehlt es sich, sich für eine Unterkunft zu entscheiden, die nahe am Bahnhof, Flughafen oder Veranstaltungsort gelegen ist. Dadurch kann Zeit eingespart werden, und dem Team wird die Orientierung in einer nicht vertrauten Gegend erleichtert. Zwar verfügen die meisten Hotels inzwischen über WLAN-Empfang, aber nicht immer sind Geschwindigkeit und Empfang zuverlässig. Hier bietet sich die Einrichtung eines eigenen WLAN-Hotspots an, was sich über den Mobilfunkanbieter, Smartphone-Tethering, einen Reiserouter oder Powerline-Adapter realisieren lässt. 

Festlegung des Kostenrahmens

Unternehmer übernehmen für ihre Mitarbeiter sämtliche Ausgaben, die mit dem Geschäftsauftrag in Verbindung stehen, und darüber hinaus für den persönlichen Bedarf. Hier hilft es, den Mitarbeitern die eigenen Ansprüche zu kommunizieren, welcher Kostenrahmen hierfür angemessen ist. Angehalten werden sollten die Beschäftigten ferner, sämtliche Ausgaben zu dokumentieren. Belege reichen hierfür aus. Moderner und einfacher gestaltet sich das Abfotografieren der Quittungen. 

Soft Skills gewinnen auf Geschäftsreisen an Gewicht

Geschäftsreisen sind immer mit Chancen verbunden, da sich in diesem Rahmen oft unerwartete Chancen ergeben, sodass sich insbesondere auf informeller Ebene Kontakte gut als Eisbrecher nutzen lassen. Um die Geschäftsreise zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, hilft es, die Auswahl der Reisegruppe nach den gewünschten Skills vorzunehmen und das Team atmosphärisch auf die Geschäftsreise einzustimmen. Unsere praktischen Tipps sollten abschließend zu einem reibungslosen Verlauf beitragen, denn gute Ergebnisse beginnen mit einer gründlichen Vorbereitung.