Wie Digitalisierung im Unternehmen wirklich funktioniert

Ohne Web im Unternehmen arbeiten? Das kann man sich heute nicht mehr vorstellen. Für jede Situation oder Problemstellung gibt es eine spezielle Softwarelösung, häufig auf Basis einer Webtechnologie – vom gemeinsam genutzten System für die Kundenkommunikation und das Marketing (CRM), über Anwendungen für Online-Meetings bis hin zum eigenen Online-Shop. Und genau da liegt das Problem.

Daten integrieren und Prozesse abbilden

Jeder Vorgang im Unternehmen produziert einen Haufen Daten und Verknüpfungen. Jeder für sich und meist nicht mit dem nächsten Vorgang abgestimmt. So kommt es zu „Übersetzungsproblemen“ und Kunden oder Mitarbeiter bekommen eine „Fehlermeldung“ auf den Bildschirm. Werfen wir einen näheren Blick auf zwei Bereiche: Kundengewinnung und Verkauf. Zunächst fallen die Kontaktdaten potentieller Kunden an. Spezielle Interessen und Fragen des Kunden müssen beantwortet werden, ergänzt um die Zusendung von Informationsmaterial. Günstig ist es dann auch noch, wenn ein Link auf eine möglichst individualisierte Webseite lenkt und der Kunden bestenfalls auch noch in den Sozialen Medien genau über das Produkt des Unternehmens stolpert, das ihn gerade interessiert.

Passt das alles auf die Situation des Kunden, geht die Kommunikation in den Verkauf über, zum Beispiel im unternehmenseigenen Online-Shop. Damit sich der Kunde auch hier wohl fühlt, möchte er sich nicht über viele Klicks orientieren müssen, sondern zum Beispiel durch eine einfache und passende Auswahl an Filtern genau das auf den Bildschirm bekommen, was ihn interessiert, am besten auch noch mobil auf Tablet oder Smartphone. Was der Kunde dabei gar nicht mitbekommt ist der automatisierte Zugriff auf die Bestände im Lager oder die einheitliche Pflege der Produktdaten. Er sieht nur eines: Genau das was er haben will, in genau der Farbe, die ihm gefällt.

Diese beiden Szenarien bedeuten für Unternehmen, dass sie die Abläufe im Hintergrund automatisieren, Datenströme lenken und zuvor manuell ausgeführte Arbeitsschritte digitalisieren müssen. Ganz schön komplex – aber machbar.

Die starken Helfer der Digitalisierung im Hintergrund

Wie schon erwähnt: Für jede Problemstellung gibt es inzwischen eine eigene Softwarelösung. Allerdings heißt das noch lange nicht, dass der erste Schritt, wie die gesammelten Kundendaten, mit dem zweiten Schritt, wie zum Beispiel die Dokumentation der versendeten Mail an den Kunden zusammen passt. Das heißt auch nicht, dass die Übersicht über die Teile im Lager ohne Probleme mit der Darstellung der Produkte im Online-Shop synchronisiert.

Hier bieten sich Helfer wie Zoho oder Pimcore an. Beides sind leistungsstarke Plattformen, die Datenflüsse und digitale Prozesse reibungslos integrieren können, ohne dass der Kunde etwas davon merkt. Nur für die eigenen Mitarbeiter wird die Arbeit erheblich einfacher und zudem weniger fehleranfällig. So bietet Zoho mit seiner All-in-one-Suite zum Beispiel ein Baukastensystem mit über 45 aufeinander abgestimmten Web-Anwendungen für das Kundenmanagement und Marketing. Die Anwendungen stehen auch als mobile Apps zur Verfügung, optimal für Mitarbeiter im Home-Office oder unterwegs. Pimcore wiederum ist die passende Plattform, wenn komplexe Produktinformationen gepflegt, mit Bildern und Videos angereichert und in Verkaufsprozessen mit Kundendaten verknüpft werden müssen. Und das ganze dann auch noch als mobiler Online-Shop zur Verfügung stehen soll. Zum Kunden hin sieht das aus wie aus einer Hand, für Mitarbeiter fühlt sich die Bearbeitung an wie aus einem Guss.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen ist eine Herausforderung bei der Webagenturen mit Erfahrung helfen können. Eine davon ist die codafish GmbH aus Hamburg, die schon lange mit der Software von Pimcore und Zoho arbeitet. Geschäftsführer Timo Müller erklärt die Chancen der digitalen Transformation: „Unternehmen müssen heute mehr denn je ihre Marke digitalisieren und diese digital managen. Eine Herausforderung die nur mit automatisierten Prozessen im Hintergrund gelingt. Eine ganzheitliche Plattform wie Pimcore oder ein Baukastensystem wie Zoho leisten dabei unschätzbare Dienste.“ Ist die notwendige Digitalisierung eines Unternehmens einmal abgeschlossen, bieten sich für das Marketing aber auch für die interne Kommunikation ganz neue Perspektiven und Erleichterungen im Arbeitsalltag.